Organizacje, firmy i instytucje, które dokonują niszczenia dokumentów, muszą przestrzegać przepisów RODO dotyczących ochrony danych osobowych i stosować odpowiednie środki bezpieczeństwa podczas niszczenia dokumentów papierowych i zapisanych na nośnikach danych. Jak przeprowadzić taki proces, aby był bezpieczny i zgodny z prawem?
Zgodnie z Ogólnym Rozporządzeniem o Ochronie Danych (RODO), proces niszczenia dokumentów papierowych powinien uwzględniać odpowiednie środki bezpieczeństwa w celu ochrony danych osobowych zawartych w tych dokumentach. Dlatego też każda firma, organizacja czy instytucja powinna wdrożyć zgodne z RODO procedury, które musi wykonywać podczas niszczenia dokumentów.
Wspólnym elementem dla niszczenia danych papierowych i tych zapisanych na nośnikach elektronicznych, magnetycznych czy optycznych jest polityka niszczenia danych. Każda organizacja powinna opracować własną politykę niszczenia danych, która określi procedury i wytyczne dotyczące niszczenia dokumentów papierowych i zapisanych na nośnikach. Polityka ta powinna być zgodna z wymogami RODO i uwzględniać okres retencji danych osobowych. Ponadto dokumenty te powinny być sklasyfikowane pod względem wrażliwości danych osobowych, jakie zawierają. Klasyfikacja ta pomoże określić odpowiednie środki ostrożności i poziom poufności podczas procesu niszczenia.
Istotne jest także bezpieczne przechowywanie dokumentów przed niszczeniem. Materiały powinny być przechowywane w bezpiecznych pomieszczeniach, w których dostęp jest ograniczony jedynie do upoważnionych pracowników. W przypadku przewożenia dokumentów przed niszczeniem zastosowanie należy do odpowiednich środków zabezpieczających, takich jak zamknięte i zabezpieczone pojemniki.
Jak niszczy się dokumenty papierowe zgodnie z RODO?
Dokumenty papierowe powinny być niszczone w sposób, który uniemożliwia odzyskanie danych osobowych. Najlepszą praktyką jest zastosowanie niszczarek, które są w stanie rozdrobnić dokumenty na małe kawałki o odpowiednio wysokim poziomie bezpieczeństwa (np. cross-cut lub micro-cut). Niszczenie na paski (strip-cut) jest mniej zalecane ze względu na możliwość odczytania zawartości dokumentów.
Proces niszczenia powinien być nadzorowany przez odpowiednio przeszkolonych pracowników, którzy stosują się do procedur niszczenia danych. Z zasady powinno się utrzymywać dokładne zapisy dotyczące niszczenia, takie jak daty niszczenia, rodzaj niszczonych dokumentów i inne szczegóły istotne dla audytów i kontroli.
Istotne jest także posiadanie dokumentu potwierdzającego zniszczenie. Po zakończeniu procesu niszczenia organizacja powinna udokumentować potwierdzenie niszczenia, które zawiera informacje na temat zniszczonych dokumentów, daty niszczenia i inne szczegóły niezbędne do audytów. Potwierdzenie to stanowi dowód zgodności z polityką ochrony danych i może być wymagane w przypadku kontroli lub audytów.
Jak niszczyć dokumenty elektroniczne zgodnie z RODO?
Niszczenie dokumentów elektronicznych zgodnie z Ogólnym Rozporządzeniem o Ochronie Danych (RODO) wymaga zastosowania odpowiednich środków bezpieczeństwa, aby zapewnić ochronę danych osobowych zawartych w tych dokumentach. Niszczenie dokumentów zapisanych na nośnikach danych wymaga zastosowania innych technik, niż w przypadku dokumentów papierowych. Co więcej, powszechnie stosowane nadpisywanie danych może być niewystarczające. Zaleca się stosowanie tej techniki tylko w przypadku, kiedy konieczne jest zachowanie nośnika danych, a jednocześnie chcesz trwale usunąć dane osobowe. W ramach tej metody dane są wielokrotnie nadpisywane na nośniku za pomocą losowych wzorców bitowych, co uniemożliwia odzyskanie oryginalnych danych.
Najskuteczniejszą formą zniszczenia dokumentów na nośnikach jest fizyczne zniszczenie nośników danych. W przypadku nośników danych, takich jak dyski twarde, pendrive’y, taśmy magnetyczne itp., zaleca się fizyczne zniszczenie poprzez rozbijanie, miażdżenie, rozdrabnianie lub spalenie. Niszczenie powinno być wykonane w sposób uniemożliwiający odzyskanie danych.
Warto podkreślić, że należy korzystać z usług firm, które zapewniają certyfikowane narzędzia i usługi w tym zakresie. Warto sprawdzić, czy dostawca posiada odpowiednie certyfikaty i spełnia wymogi RODO.
Podobnie, jak w przypadku zlecenia niszczenia dokumentów papierowych także w przypadku materiałów zapisanych na nośnikach konieczne jest uzyskanie dokumentu potwierdzającego niszczenie. Zleceniodawca powinien otrzymywać dokładną dokumentację dotyczącą procesu niszczenia danych elektronicznych, obejmującą informacje takie jak daty niszczenia, rodzaj niszczonych danych, metody niszczenia, itp. Potwierdzenie niszczenia powinno być udokumentowane i przechowywane jako dowód zgodności z przepisami RODO.
