Ochrona informacji poufnych i tajnych, w tym danych osobowych, wymaga skutecznego zniszczenia nośnika, który uniemożliwi odczytanie zapisanych na nich danych. W przypadku dokumentów papierowych wystarczy kartki zniszczyć w niszczarce papieru o odpowiedniej klasie niszczenia dokumentów. Jednak nie dla wszystkich jest jasne, że ochrona informacji wymaga także niszczenia zdezaktualizowanych dokumentów wraz z nośnikiem zawartych na magnetycznych, optycznych czy elektronicznych nośnikach danych. Jak skutecznie zniszczyć taką dokumentację podpowiemy w tym artykule.
Dlaczego trzeba niszczyć cyfrowe nośniki danych
Obecnie w każdym podmiocie przetwarzającym dane osobowe (firmie, organizacji czy instytucji) informacje przechowuje się nie tylko w formie papierowych dokumentów, ale również w formie cyfrowej. Popularną metodą magazynowania i przechowywania informacji jest umieszczanie ich na:
- elektronicznych nośnikach danych (np. pendrive)
- dyskach twardych (np. dyski HDD i SSD),
- nośnikach optycznych (np. płytach CD czy DVD),
- magnetycznych nośnikach danych (np. kartach kredytowych, dyskietki),
- czy na nośnikach, które już obecnie rzadko są wykorzystywane typu klisze, slajdy czy mikrofilmy.
Rozporządzenie o ochronie danych osobowych, które od kilku lat funkcjonuje w Polsce, zobowiązuje każdy podmiot przetwarzający dane osobowe do ochrony tych informacji. Dotyczy to także dokumentów, które są zdezaktualizowane czy archiwalne. Co ważne, przy niszczeniu dokumentów najważniejsze jest takie uszkodzenie nośnika, które uniemożliwi odczytanie danych. Procedura ta dotyczy zarówno dokumentów zapisanych na papierze, jak i tych znajdujących się na wymienionych powyżej nośnikach danych.
Usunięcie dokumentu nie daje stuprocentowej pewności, że nie zostanie on odczytany. Każdy dokument i informacja zapisana na nośniku pozostawia na nośniku możliwe do odczytania informacje. To tak jak w pamięci komputera — raz utworzony plik, nawet po przeniesieniu do elektronicznego kosza, a nawet wyrzucony z niego może być odczytany przez informatyka, dzięki wykorzystaniu nowoczesnych narzędzi. Nadpisywanie plików również jest nie do końca skuteczne. Jedyną metodą na pełne zniszczenie informacji jest mechaniczne lub chemiczne unieszkodliwienie nośnika.
Czy warto samodzielnie niszczyć nośniki danych
Samodzielne niszczenie elektronicznych nośników danych można porównać do darcia papierowych kartek rękami. Można założyć, że poszarpany na cztery czy osiem części papier jest został zniszczony, ale czy nie można odczytać zapisanych na nim informacji? Podobnie jest z nośnikami danych. Skuteczne zniszczenie nośnika danych najlepiej powierzyć fachowcom. Wykorzystają oni do tego celu specjalistyczne maszyny, które zniszczą przekazane nośniki danych w sposób uniemożliwiający odczytanie z nich każdej informacji.
Warto pamiętać, że za wyciek danych osobowych odpowiada podmiot, któremu zostały one powierzone. Zatem jeśli zdecydujesz się na nieskuteczne zniszczenie dokumentacji i nośników, będziesz mógł być pociągnięty do odpowiedzialności administracyjnej i finansowej. A kary są w tym przypadku niezwykle wysokie!
Jakie są zalety profesjonalnego niszczenia cyfrowych nośników danych? Przede wszystkim przekazujesz materiały profesjonalistom, którzy specjalizują się w takich usługach, więc doskonale wiedzą, jak zniszczyć nośnik, aby nie można z niego było odczytać żadnych danych. Po drugie taka firma przejmuje na siebie obowiązek utylizacji danych zawartych na nośnikach, zwalniając tym samym zleceniodawcę z obowiązku właściwego zniszczenia nośników.
Jak realizowana jest procedura niszczenia takich nośników?
Niszczenie nośników danych przebiega podobnie, jak niszczenie dokumentów papierowych. Firma specjalizująca obiera nośniki danych od klienta i w zalakowanych pojemnikach przewozi je do niszczarni. Tam następuje proces skutecznej utylizacji nośników danych. Zazwyczaj jest ona dokonywana mechanicznie — w ten sposób klient otrzymuje pełną gwarancję, że nikt nie będzie w stanie odczytać zawartych na nośnikach informacji. Czynność utylizacji nośników powinna być rejestrowana, a film z procesu dodawany do dokumentacji potwierdzającej realizację zlecenia.
źródło: niszczeniedokumentow.eu
